Fika, lagom và văn hoá công sở Thuỵ Điển

Nghỉ cà phê giữa buổi ở Thuỵ Điển không phải giải lao mà là một phần của lịch làm việc, và nó có tên riêng. Hiểu vài khái niệm văn hoá giúp người mới hoà nhập nhanh hơn nhiều so với chỉ giỏi việc.

Nghỉ cà phê giữa buổi

Phần đầu tiên và dễ thấy nhất.

Đây là khoảng nghỉ ngắn có cà phê và thường có bánh ngọt.

Nó diễn ra vào giờ tương đối cố định trong ngày.

Cả nhóm nghỉ cùng nhau chứ không nghỉ lẻ.

Đây là lúc trao đổi thông tin không chính thức.

Từ chối tham gia đều đặn có thể bị coi là tách biệt.

Đây là lời khuyên thực tế cho người mới: tham gia nghỉ cà phê là cách hoà nhập hiệu quả nhất ở nơi làm việc Thuỵ Điển — nhiều quyết định và thông tin quan trọng đi qua đó chứ không qua cuộc họp.

Khái niệm vừa đủ

Phần giá trị văn hoá.

Có một từ trong tiếng Thuỵ Điển chỉ mức độ vừa phải, không thừa không thiếu.

Nó được áp dụng cho ăn uống, tiêu dùng, làm việc và cả cách nói năng.

Thái quá theo hướng nào cũng bị coi là không hay.

Điều này thể hiện trong thiết kế, trong ăn mặc và trong cách trình bày.

Nó cũng ảnh hưởng tới cách người ta nói về thành tích của mình.

Với người từ văn hoá coi trọng thể hiện, đây là điều chỉnh cần thiết: khoe thành tích quá mức ở Thuỵ Điển thường phản tác dụng — nói giảm về mình được đánh giá cao hơn nói quá.

Quan hệ ít cấp bậc

Phần tổ chức.

Mọi người gọi nhau bằng tên riêng, kể cả với cấp trên.

Nhân viên được kỳ vọng nêu ý kiến trực tiếp trong họp.

Quản lý thường hỏi ý kiến trước khi quyết.

Không đồng ý với sếp một cách tôn trọng là chuyện bình thường.

Im lặng có thể bị hiểu là không có ý kiến hoặc không chuẩn bị.

Đây là điều người châu Á mới sang cần điều chỉnh sớm nhất: giữ im lặng vì tôn trọng cấp trên có thể bị hiểu ngược lại hoàn toàn — nên tập nói ra quan điểm ngay từ những cuộc họp đầu.

Đồng thuận và quá trình quyết định

Phần cách làm việc.

Quyết định thường được bàn cho tới khi phần lớn đồng ý.

Quá trình này mất thời gian hơn so với quyết định từ trên xuống.

Nhưng khi đã quyết thì triển khai nhanh và ít cản trở.

Người phản đối được kỳ vọng nêu ra trong quá trình chứ không sau khi đã quyết.

Đưa ra quyết định đơn phương thường bị phản ứng.

Đây là điểm mà đối tác nước ngoài hay mất kiên nhẫn: giai đoạn bàn bạc dài không phải chậm chạp mà là phần đầu tư cho giai đoạn triển khai.

Cân bằng công việc và đời sống

Phần khép lại.

Về đúng giờ là chuyện bình thường, không bị coi là thiếu tận tuỵ.

Gửi email ngoài giờ không được kỳ vọng phải trả lời ngay.

Đón con ở nhà trẻ là lý do chính đáng để rời văn phòng.

Kỳ nghỉ hè dài được tôn trọng, ít ai liên lạc công việc.

Cả nam và nữ đều được kỳ vọng chia sẻ việc chăm con.

Giao tiếp và cách nói

Phần ngôn ngữ ứng xử.

Người Thuỵ Điển thường tránh xung đột trực diện trong giao tiếp.

Lời từ chối hay được diễn đạt gián tiếp.

Im lặng trong hội thoại không nhất thiết là khó chịu.

Không ngắt lời người khác là quy tắc được giữ khá chặt.

Hứa gì thì được kỳ vọng làm đúng.

Đây là điểm dễ gây hiểu nhầm hai chiều: người mới có thể tưởng là được đồng ý trong khi thực ra là từ chối lịch sự — nên khi không chắc thì hỏi lại cho rõ là việc nên làm.

Điều này có mặt trái ít người nói: ai làm quá nhiều giờ có thể bị nhìn là quản lý thời gian kém chứ không phải chăm chỉ — một cách đánh giá ngược hoàn toàn với nhiều nơi khác.